PODRÓŻE ZAGRANICZNE
PRACOWNIK, STUDENT PLANUJĄCY ZAGRANICZNĄ PODRÓŻ SŁUŻBOWĄ POWINIEN:
- wypełnić wniosek wyjazdowy
- patrz: zakładka „Wniosek wyjazdowy”
- ubezpieczyć się na czas podróży i pobytu za granicą (koszty leczenia, od następstw nieszczęśliwych wypadków, od odpowiedzialności cywilnej)
- Wyjeżdżający zobowiązany jest do wykupienia ubezpieczenia wyjazdowego Kosztów Leczenia, Następstw Nieszczęśliwych Wypadków. Na wniosku wyjazdowym osoba wyjeżdżająca potwierdza swoim podpisem fakt posiadani ubezpieczenia na czas wyjazdu.
- zarejestrować się w serwisie MSZ Odyseusz
- Ministerstwo Spraw Zagranicznych zachęca do korzystania z systemu Odyseusz wszystkich, którzy przebywają lub planują pobyt poza granicami Polski. W przypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnych za granicą, MSZ będzie mógł podjąć z Państwem kontakt, udzielić niezbędnych informacji oraz pomocy poprzez właściwą placówkę dyplomatyczno-konsularną.
Wyjeżdżający pracownik powinien również złożyć podanie o urlop w związku z wyjazdem za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych. Po powrocie pracownik, student, rozlicza się z przyznanych środków na podstawie „rachunku kosztów podróży”.
W wyniku rozstrzygnięcia postępowania przetargowego nr DZP-361-106/2019 prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na sprzedaż i dostarczanie biletów lotniczych komunikacji krajowej i międzynarodowej, kolejowych i autobusowych oraz promowych komunikacji międzynarodowej oraz usługi wizowania paszportów została zawarta umowa z Firmą WhyNotTRAVEL Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa.
Okres trwania umowy: 3 września 2020 r. do 3 września 2023 r
Umowa nie obejmuje zakupu krajowych biletów kolejowych i autobusowych.
Zastrzeżenia i uwagi dotyczące realizacji umowy lub współpracy z firmy WhyNotTRAVEL prosimy kierować do Biura Współpracy z Zagranicą, do p. Anny Jarczewskiej, e-mail: anna.jarczewska@nulladm.uw.edu.pl, tel. 22 55 24 007.
REZERWACJA BILETU
- rezerwacji biletu dokonuje osoba wyjeżdżająca
- najdogodniejszą formą rezerwacji biletu jest wysłanie e-maila na adres: uw@nullwhynottravel.pl
- dla osób, które preferują kontakt telefoniczny załączamy listę kontaktów – POBIERZ
ZLECENIE ZAKUPU BILETU
- po otrzymaniu ostatecznej wersji rezerwacji i jej sprawdzeniu osoba wyjeżdżająca wypełnia zlecenie zakupu biletu POBIERZ
- w przypadku lotu tanimi liniami lotniczymi osoba wyjeżdżająca wypełnia zlecenie zakupu biletu na przelot tanią linia lotniczą POBIERZ
- w przypadku zamawiania biletu dla cudzoziemca należy wyraźnie zaznaczyć, co jest imieniem (imionami), co nazwiskiem.
- osoba wyjeżdżająca niezwłocznie przekazuje podpisane zlecenie na zakup biletu do sekretariatu Dyrektora (okres ważności rezerwacji)
- po otrzymaniu biletu osoba wyjeżdżająca sprawdza zgodność danych (imię i nazwisko pasażera, trasa, rozkład lotów, bagaż)
- jeśli osoba wyjeżdżająca nie otrzyma biletu w wersji elektronicznej 3 dni po przekazaniu do sekretariatu Dyrektora, powinna niezwłocznie skontaktować się z sekretariatem
Zadania sekretariatu Dyrektora:
- Procedowanie w uzyskiwaniu niezbędnych podpisów na zleceniu zakupu biletów
- Przekazywanie do WhyNotTravel e-mailem skanu podpisanego zlecenia
TAŃSZY BILET
W przypadku stwierdzenia większej niż 3% różnicy w oferowanych cenach biletu, osoba wyjeżdżająca musi wystąpić do Biura Współpracy z Zagranicą (także e-mailowo na adres: sylwia.salamon@nulladm.uw.edu.pl lub anna.jarczewska@nulladm.uw.edu.pl) z prośbą o wyrażenie zgody na kupno biletu w innym biurze / u przewoźnika, przekazując informację o obu cenach.
Zgodę należy dołączyć do faktury.
UWAGA! Porównując ceny biletów należy uwzględniać standard podróży. Nie należy zatem porównywać ceny biletów oferowanej przez przewoźnika regularnego z ceną biletów oferowaną przez przewoźnika nisko kosztowego.
Wyjeżdżający wypełnia wniosek wyjazdowy POBIERZ wpisując:
- dane osobiste i kontaktowe
- szczegóły wyjazdu (instytucja przyjmująca, powód wyjazdu, daty i godziny)
- walutę zaliczki
- numer rachunku bankowego
Do wniosku wyjeżdżający dołącza stosowne załączniki potwierdzające informacje zawarte we wniosku:
- zaproszenie (w przypadku wyjazdu w ramach współpracy naukowej, spotkania roboczego),
- wydruki ze strony konferencji, warsztatów itp.,
- formularz rejestracyjny
- rezerwację hotelu
- inne odpowiednie do celu wyjazdu
Wniosek należy podpisać w dwóch miejscach i przekazać – nie później niż 14 dni przed planowaną podróżą do sekcji finansowej gdzie nastąpi:
- uzupełnienie źródła finansowania
- oszacowanie kosztów podróży
- akceptacja Pełnomocnika Kwestora i Dyrektora CE
W przypadku dostarczenia wniosku wyjazdowego w późniejszym terminie sekcji finansowej Kwestura UW nie gwarantują, że zaliczka zostanie wypłacona przed wyjazdem.
UWAGA! Zaliczka może być wypłacona najwcześniej 7 dni przed wyjazdem. Rozliczenie wcześniej pobranej zaliczki jest warunkiem ubiegania się o zaliczkę na kolejną podróż służbową.
WYSOKOŚĆ DIET
Wysokość diet za dobę podróży zagranicznej oraz limitu za nocleg – POBIERZ
O CZYM PAMIĘTAĆ PODCZAS PODRÓŻY
Wyjeżdżający podczas pobytu musi pamiętać o:
- zbieraniu oryginałów faktur oraz rachunków, gdzie wskazuje jako nabywcę Uniwersytet Warszawski,
- zanotowaniu dat i godzin przekraczania granicy Polski (w przypadku podróży lądowych)
- zanotowaniu godziny startu samolotu z Polski oraz lądowaniu w Polsce
Wyjeżdżający pracownik powinien również złożyć podanie o urlop POBIERZ w związku z wyjazdem za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych.
UWAGA! Wyjeżdżający ma 14 dni po powrocie na rozliczenie wyjazdu zagranicznego.
Do rozliczenia kosztów podróży zagranicznej służy formularz rachunek kosztów podróży POBIERZ
W celu rozliczenia wyjazdu należy:
- dostarczyć oryginalne, opisane faktury poświadczające faktyczne koszty poniesione podczas wyjazdu (nie dotyczy diet pobytowych oraz wydatków określonych ryczałtami).
- zadeklarować czas pobytu za granicą,
- poinformować czy było zapewnione wyżywienie w ramach usług hotelarskich, przez organizatora konferencji,
- podpisać rachunek kosztów podróży,
SPOSOBY ROZLICZENIA
Istnieją dwie możliwości rozliczenia wyjazdu (do wyboru):
- skontaktować się z Kwesturą Sekcja Obrotu Zagranicznego tel. 22 55 23 293, 22 55 23 209, 22 55 23 327, 22 55 23 383
- złożyć w sekcji finansowej CE uzupełniony i podpisany Rachunek kosztów podróży, wraz z zebranymi rachunkami za poszczególne koszty. Dane które należy uzupełnić na rachunku kosztów podróży to:
- imię i nazwisko
- kraj
- daty i godziny
- rachunki uzupełnić „na odwrocie” o informację nt zapewnionego wyżywienia
ZWROT ZALICZKI / ZWROT KOSZTÓW
Jeżeli zaliczka była wyższa niż poniesione koszty, wyjeżdżający zwraca niezwłocznie niewykorzystaną część zaliczki
Jeżeli zaliczka była niższa niż poniesione koszty, można wnioskować o zwrot dodatkowych kosztów.
UWAGA! Rozliczenie pobranej zaliczki jest warunkiem ubiegania się o zaliczkę na kolejną podróż służbową