Zaznacz stronę

PODRÓŻE ZAGRANICZNE

PRACOWNIK, STUDENT PLANUJĄCY ZAGRANICZNĄ PODRÓŻ SŁUŻBOWĄ POWINIEN:

  • wypełnić wniosek wyjazdowy
    • patrz: zakładka „Wniosek wyjazdowy”
  • ubezpieczyć się na czas podróży i pobytu za granicą (koszty leczenia, od następstw nieszczęśliwych wypadków, od odpowiedzialności cywilnej)
    • Wyjeżdżający zobowiązany jest do wykupienia ubezpieczenia wyjazdowego Kosztów Leczenia, Następstw Nieszczęśliwych Wypadków. Na wniosku wyjazdowym osoba wyjeżdżająca potwierdza swoim podpisem fakt posiadani ubezpieczenia na czas wyjazdu.
  • zarejestrować się w serwisie MSZ Odyseusz
    • Ministerstwo Spraw Zagranicznych zachęca do korzystania z systemu Odyseusz wszystkich, którzy przebywają lub planują pobyt poza granicami Polski. W przypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnych za granicą, MSZ będzie mógł podjąć z Państwem kontakt, udzielić niezbędnych informacji oraz pomocy poprzez właściwą placówkę dyplomatyczno-konsularną.

Wyjeżdżający pracownik powinien również złożyć podanie o urlop w związku z wyjazdem za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych. Po powrocie pracownik, student, rozlicza się z przyznanych środków na podstawie „rachunku kosztów podróży”.

W wyniku rozstrzygnięcia postępowania przetargowego nr DZP-361-106/2019 prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na sprzedaż i dostarczanie biletów lotniczych komunikacji krajowej i międzynarodowej, kolejowych i autobusowych oraz promowych komunikacji międzynarodowej oraz usługi wizowania paszportów została zawarta umowa z Firmą WhyNotTRAVEL Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa.

Okres trwania umowy: 3 września 2020 r. do 3 września 2023 r

Umowa nie obejmuje zakupu krajowych biletów kolejowych i autobusowych.

Zastrzeżenia i uwagi dotyczące realizacji umowy lub współpracy z firmy WhyNotTRAVEL prosimy kierować do Biura Współpracy z Zagranicą, do p. Anny Jarczewskiej, e-mail: anna.jarczewska@nulladm.uw.edu.pl, tel. 22 55 24 007.

 

REZERWACJA BILETU

 

ZLECENIE ZAKUPU BILETU

  • po otrzymaniu ostatecznej wersji rezerwacji i jej sprawdzeniu  osoba wyjeżdżająca wypełnia zlecenie zakupu biletu POBIERZ
  • w przypadku lotu tanimi liniami lotniczymi osoba wyjeżdżająca wypełnia zlecenie zakupu biletu na przelot tanią linia lotniczą POBIERZ
  • w przypadku zamawiania biletu dla cudzoziemca należy wyraźnie zaznaczyć, co jest imieniem (imionami), co nazwiskiem.
  • osoba wyjeżdżająca niezwłocznie przekazuje podpisane zlecenie na zakup biletu do sekretariatu Dyrektora (okres ważności rezerwacji)
  • po otrzymaniu biletu osoba wyjeżdżająca sprawdza zgodność danych (imię i nazwisko pasażera, trasa, rozkład lotów, bagaż)
  • jeśli osoba wyjeżdżająca nie otrzyma biletu w wersji elektronicznej 3 dni po przekazaniu do sekretariatu Dyrektora, powinna niezwłocznie skontaktować się z sekretariatem

Zadania sekretariatu Dyrektora:

  • Procedowanie w uzyskiwaniu niezbędnych podpisów na zleceniu zakupu biletów
  • Przekazywanie do WhyNotTravel e-mailem skanu podpisanego zlecenia

 

TAŃSZY BILET

W przypadku stwierdzenia większej niż 3% różnicy w oferowanych cenach biletu, osoba wyjeżdżająca musi wystąpić do Biura Współpracy z Zagranicą (także e-mailowo na adres: sylwia.salamon@nulladm.uw.edu.pl lub anna.jarczewska@nulladm.uw.edu.pl) z prośbą o wyrażenie zgody na kupno biletu w innym biurze / u przewoźnika, przekazując informację o obu cenach.

Zgodę należy dołączyć do faktury.

UWAGA! Porównując ceny biletów należy uwzględniać standard podróży. Nie należy zatem porównywać ceny biletów oferowanej przez przewoźnika regularnego z ceną biletów oferowaną przez przewoźnika nisko kosztowego.

Wyjeżdżający wypełnia wniosek wyjazdowy POBIERZ wpisując:

  • dane osobiste i kontaktowe
  • szczegóły wyjazdu (instytucja przyjmująca, powód wyjazdu, daty i godziny)
  • walutę zaliczki
  • numer rachunku bankowego

Do wniosku wyjeżdżający dołącza stosowne załączniki potwierdzające informacje zawarte we wniosku:

  • zaproszenie (w przypadku wyjazdu w ramach współpracy naukowej, spotkania roboczego),
  • wydruki ze strony konferencji, warsztatów itp.,
  • formularz rejestracyjny
  • rezerwację hotelu
  • inne odpowiednie do celu wyjazdu

Wniosek należy podpisać w dwóch miejscach i przekazać – nie później niż 14 dni przed planowaną podróżą do sekcji finansowej gdzie nastąpi:

  • uzupełnienie źródła finansowania
  • oszacowanie kosztów podróży
  • akceptacja Pełnomocnika Kwestora i Dyrektora CE

W przypadku dostarczenia wniosku wyjazdowego w późniejszym terminie sekcji finansowej Kwestura UW nie gwarantują, że zaliczka zostanie wypłacona przed wyjazdem.

UWAGA! Zaliczka może być wypłacona najwcześniej 7 dni przed wyjazdem. Rozliczenie wcześniej pobranej zaliczki jest warunkiem ubiegania się o zaliczkę na kolejną podróż służbową.

 

WYSOKOŚĆ DIET

Wysokość diet za dobę podróży zagranicznej oraz limitu za nocleg – POBIERZ

 

O CZYM PAMIĘTAĆ PODCZAS PODRÓŻY

Wyjeżdżający podczas pobytu musi pamiętać o:

  • zbieraniu oryginałów faktur oraz rachunków, gdzie wskazuje jako nabywcę Uniwersytet Warszawski,
  • zanotowaniu dat i godzin przekraczania granicy Polski (w przypadku podróży lądowych)
  • zanotowaniu godziny startu samolotu z Polski oraz lądowaniu w Polsce

Wyjeżdżający pracownik powinien również złożyć podanie o urlop POBIERZ  w związku z wyjazdem za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych.

UWAGA! Wyjeżdżający ma 14 dni po powrocie na rozliczenie wyjazdu zagranicznego.

Do rozliczenia kosztów podróży zagranicznej służy formularz rachunek kosztów podróży POBIERZ 

W celu rozliczenia wyjazdu należy:

  • dostarczyć oryginalne, opisane faktury poświadczające faktyczne koszty poniesione podczas wyjazdu (nie dotyczy diet pobytowych oraz wydatków określonych ryczałtami).
  • zadeklarować czas pobytu za granicą,
  • poinformować czy było zapewnione wyżywienie w ramach usług hotelarskich, przez organizatora konferencji,
  • podpisać rachunek kosztów podróży,

SPOSOBY ROZLICZENIA

Istnieją dwie możliwości rozliczenia wyjazdu (do wyboru):

  • skontaktować się z Kwesturą Sekcja Obrotu Zagranicznego tel. 22 55 23 293, 22 55 23 209, 22 55 23 327, 22 55 23 383
  • złożyć w sekcji finansowej CE uzupełniony i podpisany Rachunek kosztów podróży, wraz z zebranymi rachunkami za poszczególne koszty. Dane które należy uzupełnić na rachunku kosztów podróży to:
    • imię i nazwisko
    • kraj
    • daty i godziny
    • rachunki uzupełnić „na odwrocie” o informację nt zapewnionego wyżywienia

ZWROT ZALICZKI / ZWROT KOSZTÓW

Jeżeli zaliczka była wyższa niż poniesione koszty, wyjeżdżający zwraca niezwłocznie niewykorzystaną część zaliczki

Jeżeli zaliczka była niższa niż poniesione koszty, można wnioskować o zwrot dodatkowych kosztów.

UWAGA! Rozliczenie pobranej zaliczki jest warunkiem ubiegania się o zaliczkę na kolejną podróż służbową